El control horario es un sistema para el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados a sus turnos laborales y el correcto almacenamiento del mismo. En España es obligatorio desde mayo de 2019. En todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector, y para todos los trabajadores

Esta necesidad para las empresas llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo

El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas.

1. Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.

2. Relaciones laborales de carácter especial:

-          Personal de alta dirección

-          Servicio del hogar familiar

-          Penados en instituciones penitenciarias

-          Deportistas profesionales

-          Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad

-          Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo

-          Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal

-          Residencias para la formación en Ciencias de la Salud

-          Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos

-          Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial

Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, de marina mercante o ferroviario transfronterizo. Así como los socios en cooperativas societarias.

¿Cómo realizar el registro de la jornada?

Para evitar sanciones es importante tener en cuenta los siguientes aspectos para cumplir con esta obligación:

No existe un modelo oficial o un sistema específico para el registro, pero es obligatorio que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo.

Además, la empresa tiene la obligación de conservar los registros durante un mínimo de 4 años, período durante el cual deberán estar a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

En resumen, el registro de jornada debe:

-          Incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada para poder probar el tiempo efectivo de trabajo.

-          Conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.

-          Mantener un registro horario claro y preciso.

-          Respetar el descanso diario y semanal de las personas trabajadoras.

-          Incluir el control de la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo.

Uno de los aspectos que tiene en cuenta la Inspección de Trabajo es la hora de inicio y la de fin de la jornada. Debe haber mínimo 12 horas entre una y otra. Y en la semana tiene que haber al menos un día y medio de descanso.

Métodos erróneos de control horario

No son válidos utilizar sistemas biométricos, es decir, aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos. Sólo sería válido en aquellos casos donde no exista alternativa.

Empresas sin registro horario

Las empresas que no registren el horario de sus plantillas van a tener que pagar la jornada completa a personas trabajadoras a tiempo parcial. Así lo recogió una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia.

Por si existe alguna duda más, el artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores indica que:

En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

Además, en cuanto a la realización o no de las horas extras, es la empresa la que debe proporcionar el registro horario para demostrar si fueron realizadas o no.

¿Hay que fichar las pausas?

Sí, el registro horario debe ser lo más completo y detallado posible. No obstante, en la Guía del Registro de la Jornada que aporta el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se interpreta cierto margen para aquellas pausas intrajornada, así como otras peculiaridades según el tipo y la modalidad de trabajo.

Empleadas del hogar

En los últimos meses hemos conocido una importante novedad legal que afecta al trabajo doméstico. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha establecido que los empleadores de personas trabajadoras del hogar están obligados a implementar un sistema para registrar diariamente la jornada laboral. Este registro es clave para:

-          Garantizar un cómputo correcto de las horas trabajadas.

-          Permitir que las personas trabajadoras puedan reclamar sus derechos, especialmente en casos de despido.

Inspecciones en 2025

En 2023 la Inspección de Trabajo intensificó su vigilancia sobre el cumplimiento del registro horario en las empresas, lo que resultó en un aumento del 45% interanual de las infracciones detectadas, con aproximadamente unos 35.5000 procedimientos realizados.

Este enfoque riguroso continuó en 2024 y está persistiendo en 2025, especialmente en el contexto de la reducción de la jornada laboral prevista a 37,5 horas semanales.

La mayoría de las sanciones actuales se deben a la falta de un registro horario adecuado, por lo que es esencial que el sistema usado sea fiable y accesible en todo momento para cumplir con la normativa vigente.

Sanciones por no registrar la jornada laboral.

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros.